オフィス移転プロジェクトを終えて

エントランスでは「こみゅちゃん」が応対

コンペはZoomを使い、プレゼンと質疑で持ち時間90分の真剣勝負です。多少意見は割れましたが、最終的に話し合いによって１社に絞りました。

４．誤算
発注先はこの時、コンペに提出したレイアウトにより、すぐに構築に入る事ができると考えていたようです。
しかし、私たちはここから手直しが必要と考えており、次々と変更要望を出しました。

席数や会議室の位置、間仕切や什器類の仕様など多岐にわたり、それは最終期限の直前まで続きました。中でもインパクトが大きかったのは、予定したマシンルームの場所の配線ルートが狭く、ようやく収まった各部屋のレイアウトを変更せざるを得なかったことです。本当にタフな交渉が続いた期間でした。
最終的に予備日は使い果たしましたが、概ねスケジュールどおりに収まりました。

５．コストパフォーマンスで見るオフィス構築
当初のデザインやレイアウトから変更したものもありますが、オフィスは当初のイメージを損なわずに完成したと思っています。皆さんがオフィスを構築する時の参考にしてください、少しだけお安くオフィスを構築できるかもしれません。

１）ガラスを減らす
エントランスや会議室を構成するのに、スチールのパネルに比べてガラスは高くつきます。
見た目の良い２重ガラスや連窓ガラスは高価です。単板の枠付きガラスは比較的安価です。
全面ガラスから腰上のみに変更するなど、ガラスの総量を減らすとコストを抑えやすくなります。

２）オープンレイアウトで消防設備の増移設を減らす
ビル設備であるスプリンクラーや火災報知機、非常放送スピーカの増移設は通常Ｂ工事（※２）になり、特にスプリンクラーの増移設は費用が嵩みがちです。オフィスのコンセプトにもよりますが、できるだけ間仕切を減らしたオープンなレイアウトを考えます。ビル管理会社や管轄の消防署に相談し、今回の例では、隣り合うスプリンクラーの中間に間仕切を設置するレイアウトや、間仕切の上部を天井から500mm開口するなど、ビル設備の条件と照らし合わせて増移設の最小化を工夫しました（※３）

３）部材を支給する
工事をする会社がＯＫすればですが、部材を支給する事で費用を抑えられる可能性があります。今回、PCの画面をモニターに映すため、HDMIの延長装置やワイヤレス装置を多数使用しましたが、Ａ社で取り扱える機器は高価であったため、比較的安価な物を別途調達して支給しました。これによりHDMI関連機器のコストを抑える事ができました（※４）

４）原状復帰の費用も考慮する
自社ビルであれば関係無いかもしれませんが、退居時にかかる原状復帰費用を抑える事も考慮しましょう。ダウンライトは雰囲気抜群ですが、天井に穴をあける事になり、退居時には天井材を新しくする必要があります。前述した消防設備や、空調出口の移設も元に戻す必要があります。

５）デザイナーさんとは徹底して調整する
什器メーカーのデザイナーさんは、製品の仕様や価格を知り尽くしています。安い製品を探してくれるかもしれません。また、特にこだわる部分以外はデザイナーさんにお任せしたほうが、美しいオフィスができると思います。とはいえ「こうしたい」は積極的に言いましょう。「金額上がらないですよね？」も忘れずに。

６．新しいオフィスに入居して
新しいオフィスのコンセプトは「SYNC UP !」です。

SYNC UP !
　シンク・同調する・一致する
　ここのオフィスに来れば、常に最新のマインドにアップデートされ、
　DX・CX・企業・組織・個が「SYNC UP !」しあい、
　新たなアイデアを創出する、生産性が向上する。
　SYNC UPする為の活動に特化した環境。

社会的距離を確保しながらも対話しやすい机配置

全席に感染防止用アクリルパーティションを設置

オンラインミーティング専用ブース　　　　　　

健康を意識し業務に集中できる昇降デスク

入居後は、ブラインドの増設など何点かの手直しはありましたが、それ以外は大きな不具合も無く快適です。会社ホームページでも紹介された他、採用向けの撮影に使われ、メディアからの取材依頼まであるとか。担当者としては嬉しい限りです。

コロナ禍で皆さんに直接見ていただく事は難しいですが、以下のホームページに紹介動画があります。
宜しければご覧ください。
https://www.k-evolva.com/news/detail20210208.html

PCNWでは、上記の本文中にあるようなオフィス見学をはじめ、皆さんの業務に役立つ活動が多々あります。
今はオンライン中心ですが、外の方との触れ合いは、きっとあなたの貴重な経験になるかと思います。是非、勉強会にご参加ください。

最後まで拙い文章を読んでいただき、ありがとうございました。

※１：働く場所を活動から選ぶという考え方。
※２：借り主側の要望により、オーナーの権限で行う工事。
※３：当てはまるかどうかはビル管理会社や管轄の消防署にご確認ください。
※４：機器の保守は自社対応になるので注意が必要です。

＜お断り＞
本稿の内容は著者の個人的見解であり、所属企業及びその業務と関係するものではありません。